Vaste kostenvergoeding moet vooraf worden onderbouwd

Als een werkgever aan één of meer werknemers een vaste kostenvergoeding wil uitbetalen, moet vooraf een onderzoek plaatsvinden naar de werkelijk gemaakte kosten. Hof Arnhem-Leeuwarden heeft bevestigd dat zo'n vaste vergoeding niet achteraf mag worden toegekend.

In deze zaak had een bv in de jaren 2010, 2011 en 2012 een vaste kostenvergoeding uitbetaald aan de directeur-groot- aandeelhouder. Hierbij ging het om een totale vergoeding van € 450 per maand, bestaande uit een representatievergoeding van € 150, een telefoonvergoeding van € 50 en een vergoeding van € 250 voor het gebruik van de privéauto's voor alle zakelijke ritten. Na een boekenonderzoek legde de Belastingdienst (gebruteerde) naheffingsaanslagen op.

Steekproefsgewijs onderzoek

Het hof stelde vast dat de bv in de jaren 2010 tot en met 2012 niet de werkkostenregeling had toegepast, zodat het overgangsrecht voor vrije vergoedingen en verstrekkingen van toepassing was. Dit betekende dat de vaste vergoeding niet tot het loon behoorde, onder voorwaarde dat de vergoeding per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang was gespecificeerd. Ook moest op verzoek van de inspecteur vooraf dan wel uiterlijk op het moment van uitbetaling van de vergoeding een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten zijn uitgevoerd.

Telefoonrekeningen

Het hof oordeelde dat de kosten wel naar aard waren gespecificeerd, maar niet naar veronderstelde omvang. De bv had niet vooraf schattingen gemaakt van de kosten. Wel werden ter zitting telefoonrekeningen uit 2011 overgelegd, maar deze hadden slechts betrekking op enkele maanden en bovendien was niet duidelijk of de kosten aan zakelijke gesprekken konden worden toegerekend. Het hof oordeelde dan ook dat de vaste kostenvergoedingen niet onbelast konden worden uitbetaald.

Bron: Hof Arnhem-Leeuwarden, 10 september 2019, ECLI:NL:GHARL:2019:7343

Onder de werkkostenregeling zou de uitkomst van deze zaak niet anders zijn geweest. Ook onder de werkkostenregeling moet een vaste kostenvergoeding worden onderbouwd met een vooraf uitgevoerd onderzoek.

 

Admarcon BV
Herenweg 29-O
2105 MB Heemstede

Postbus 432
2100 AK Heemstede

Telefoon 023 - 529 38 36
E-mail: info@admarcon.nl

Routebeschrijving
 
© Alle rechten voorbehouden.
Ehio Media content marketing